میڈیکل اسٹور کا ادھار اور کیش بک: مریض کی فائل کے بغیر

فارمیسی کا کھاتہ پیسے کی کتاب ہے: کس نے نہیں دیا، بعد میں کیا دیا، اور دراز میل کھاتا ہے یا نہیں۔ منشی، ڈیجٹ کی ایپ، میڈیکل اسٹور کے لیے یہ کتاب اردو یا انگریزی میں رکھ سکتا ہے۔ مریض کی تاریخ نہیں رکھ سکتا۔ اسکرین پر نام، فون، رقم اور نوٹ ہے۔ نوٹ کو ایسی بات سمجھیں جو آپ اسٹیٹمنٹ پر گاہک کو واپس دے سکیں۔ ہر دکان کی عام عادت ادھار کا حساب کیسے رکھیں میں ہے۔ یہ صفحہ دوا کے کاؤنٹر کی اضافی احتیاط ہے۔

کھاتے پر کیا آئے

ثمینہ کلینک کے پاس چھوٹی میڈیکل اسٹور چلاتی ہے۔ ایک مستقل گاہک مہینے کا سامان لے جاتا ہے اور پہلی تاریخ کو دیتا ہے۔ وہ اسے ایک بار شامل کرتی ہے: گاہک، وہ نام جو وہ بولتی ہے، اور موبائل۔ بغیر دیے چلا جائے تو آپ نے دیا پر سلپ کی رقم لکھتی ہے۔ بیلنس اسی رقم سے بڑھتا ہے۔ پرانا بیلنس دوبارہ نہیں لکھتیں۔

نوٹ وہ جگہ ہے جہاں میڈیکل اسٹور پھنس جاتی ہے، اس لیے قاعدہ تنگ ہے۔ “مہینے کی پہلی” یا “شام کا کاؤنٹر” لکھیں۔ اگر گاہک خود چاہے کہ پیکٹ کا عام نام یاد رہے تو ایک سیدھا لفظ کافی ہے۔ تشخیص، خوراک، ڈاکٹر کا نام، بیچ نمبر یا ایکسپائری نہ لکھیں۔ رقم وصول کرنے کے لیے یہ باتیں ضروری نہیں، اور اسٹیٹمنٹ یا واٹس ایپ کا مسودہ وہی دہرا دے گا جو آپ نے ٹائپ کیا۔ منشی نہیں بتائے گا کہ نوٹ بہت نجی ہے۔ محفوظ کرنے سے پہلے آپ فیصلہ کریں۔

نسخے کی تصویر کھاتے میں لگا کر اسے اندراج نہ کہیں۔ تصویر رقم نہیں۔ اگر تصویر لگائیں تو یاد رکھیں وہ بیک اپ میں بھی جا سکتی ہے۔ جس عدد کا دفاع کر سکیں وہی آپ نے دیا یا آپ کو ملا میں لکھا عدد ہے۔

ایپ یہ کام نہیں کرے گی

منشی اسٹاک، انوائس یا بارکوڈ نہیں سنبھالتا۔ یہ نہیں بتائے گا اگلے مہینے کون سی پٹی ختم ہو رہی ہے، الماری میں کتنی بوتلیں ہیں، یا بدل دوا محفوظ ہے یا نہیں۔ طبی مشورہ نہیں دیتا، اور یہ مضمون بھی نہیں دیتا۔ بیچ اور ایکسپائری شیلف پر رہیں یا اس طریقے میں جس پر ثمینہ پہلے سے بھروسا کرتی ہے۔ اگر کوئی سیلز مین کھاتہ ایپ کے اندر “فارمیسی ماڈیول” بیچے تو وہ خود جانچے۔ منشی میں یہ دعوے ہیں ہی نہیں، جو ادھورے اسٹاک سے زیادہ محفوظ ہے۔

عملے کے الگ لاگ اِن نہیں۔ اگر ایک سے زیادہ لوگ فون استعمال کریں تو ایپ کا پن ضروری ہے، کیونکہ کتاب ہی کاروبار ہے۔ کاؤنٹر کا فون گاہک کی پہنچ میں کھلا نہ چھوڑیں۔

میڈیکل اسٹور کا نقد پھر بھی صرف نقد ہے

جو پٹی اسی وقت ادا ہو، وہ نقد وصول ہے۔ “کاؤنٹر” نام کا گاہک نہیں۔ ادھار نقد وصول نہیں۔ جب مستقل گاہک ڈھائی ہزار نوٹوں میں دے، ثمینہ اس کے کھاتے پر آپ کو ملا 2,500 لکھتی ہے اور نقد وصول 2,500، نوٹ “اس کی ادائیگی”۔ منشی یہ دو ٹیپ نہیں جوڑتا۔ نقد وصول چھوٹ جائے تو دراز نہیں ملے گا، حالانکہ اس کا بیلنس درست ہے۔ آپ کو ملا چھوٹ جائے تو وہ رقم مانگے گی جو وہ دے چکا، اور میڈیکل کاؤنٹر پر یہ کریانے سے بھی برا لگتا ہے، کیونکہ لوگ اکثر بیمار اور جلدی میں ہوتے ہیں۔

صبح کی جانچ ہر دکان جیسی ہے، اور روزمرہ روزانہ کیش بک میں لکھی ہے۔ کیش بک کا بیلنس پڑھتی ہے، خردے کے نوٹ دیکھتی ہے، اور صرف وہ رقم لکھتی ہے جو نئی آئی یا گئی۔ کل کی اختتامی رقم دوبارہ نہیں۔ تین کتابوں کا فرق کیش بک، کھاتہ اور بینک میں ہے۔

جو ڈسٹری بیوٹر مال چھوڑ کر چلا جائے وہ سپلائر ہے۔ غير ادا شدہ مال اس پر آپ کو ملا تاکہ صفحہ کہے کہ اسے دینا ہے۔ بعد کی ادائیگی آپ نے دیا، اور نوٹ دراز سے نکلے ہوں تو نقد ادائیگی بھی۔ اس سطر پر بھی بیچ نمبر نہیں۔ “کمپنی، رقم، پیر” پورا نوٹ ہے۔

وارڈ، کلینک، اور جو شخص واقعتاً دیتا ہے

کبھی کلینک کا مددگار کہتا ہے کلینک کے حساب میں لگا دو۔ ثمینہ کا کھاتہ کلینک ہے، یا وہ مالک جو دیتا ہے، مریضوں کی فہرست نہیں۔ ہر غير ادا سلپ ایک آپ نے دیا، رقم کے برابر۔ نوٹ میں وہ سلپ نمبر جو کلینک بولتا ہے۔ مریض کے نام کھاتے میں نہیں آتے۔ مہینے کے آخر میں یکمشت رقم آئے تو آپ کو ملا وہی یکمشت ہے، ان لوگوں میں اندازے کی تقسیم نہیں جن کا بل اس نے بنایا ہی نہیں۔ نقد یا بینک میں واقعی پیسہ آیا ہو تو کیش بک یا بینک اکاؤنٹ میں بھی۔ کلینک کا بیلنس چلتے گاہک کے بیلنس میں ملانا اس ادائیگی کو گم کرتا ہے جو غلط نام پر ہو چکی۔

یاد دہانی اور اسٹیٹمنٹ صرف رقم کے

گھنٹی سے یاد دہانیاں ان لوگوں کی فہرست ہے جن کا بیلنس ہے۔ ثمینہ یاد دہانی کھولتی ہے اور واٹس ایپ میں نام، دکان اور رقم پہلے سے لکھی ہوتی ہے۔ وہ پڑھتی ہے۔ نوٹ محتاط ہو تو اس مسودے میں دوا کی بات نہیں۔ وہ خود بھیجیں دباتی ہے۔ جب تک نہ دبائے، کچھ نہیں جاتا۔ لہجہ شائستہ یاد دہانی میں ہے۔ نمبر والے ٹیپ منشی سے یاد دہانی بھیجنے کے مراحل میں ہیں۔

گاہک کہے رقم غلط ہے تو دکان میں لمبی بحث کی بجائے اسٹیٹمنٹ بھیجے۔ پی ڈی ایف اور ایکسل، اردو میں جب ایپ اردو میں ہو۔ طریقہ اردو اسٹیٹمنٹ میں ہے۔ بھیجنے سے پہلے پی ڈی ایف خود پڑھے، کیونکہ جو نوٹ اس نے لکھا تھا وہ صفحے پر ہوگا۔

بند کرنا، بیک اپ، اور منصفانہ موازنہ

رات کو دراز ایک بار گنے۔ فرق کی اصل وجہ: نقد میں دی ہوئی ڈیلیوری، گھر لے جایا ہوا نوٹ، یا کارڈ کی سلپ جسے غلطی سے نقد سمجھ لیا۔ کارڈ مشین اور بینک ٹرانسفر دراز کا نقد نہیں۔ جو رقم بینک میں آئی وہ اس اکاؤنٹ پر جمع ہے، نقد وصول نہیں۔ بینک کا پیسہ کیش بک میں ڈالنے سے دراز امیر دکھتا ہے۔ بینک اور اخراجات اکٹھے اخراجات اور بینک اندراج میں ہیں۔

فون کا بیک اپ کھولے، اور دوسری نقل چاہیے تو ترتیبات میں بیک اپ اور بحالی سے گوگل ڈرائیو۔ میڈیکل اسٹور کی کتاب صرف ایک ہینڈسیٹ میں رکھنا برا سودا ہے۔ منشی مفت ڈاؤن لوڈ ہے اور اشتہارات سے چلتی ہے۔ Ad لکھا ہوتا ہے، اور اندراج، سائن ان، تالا اور یاد دہانی پر نہیں آتے۔ گاہک کے نام، نمبر اور رقمیں اشتہار دینے والوں کو نہیں دی جاتیں۔

دوسری ایپس اپنے الفاظ میں بات کرتی ہیں۔ منشی اور کھاتہ بک اور منشی اور اوکے کریڈٹ پڑھے، پھر ایک ہفتہ رجسٹر کے ساتھ پانچ اصلی بیلنس منشی میں آزمائے۔ امتحان یہ ہے کہ شام کا دراز ملے، اور اسٹیٹمنٹ میں صرف وہ ہو جو وہ دکھانا چاہتی ہو۔ میڈیکل اسٹور کے لیے اس کھاتے کا یہی استعمال ہے۔