ایزی کھاتہ یا ڈیجی کھاتہ سے منشی پر کیسے آئیں، بیلنس کھوئے بغیر

منشی پر آنے کے لیے کھاتہ دوبارہ لکھنے کی ضرورت نہیں: ڈیجی کھاتہ کی پی ڈی ایف رپورٹ یا گاہکوں کی فہرست سیدھی امپورٹ کریں، یا کسی بھی ایپ کی ایکسل یا CSV فائل۔ اگر پرانی ایپ ایکسپورٹ نہیں کرتی تو ہر گاہک آج کے بیلنس کے ساتھ لکھیں اور پرانی ایپ حوالے کے لیے رکھیں۔ منشی ہم بناتے ہیں، اس لیے یہ بنانے والے کی رہنمائی ہے؛ یہ منشی کی امپورٹ بتاتی ہے اور دوسری ایپس کے بارے میں اس سے زیادہ دعویٰ نہیں کرتی جو آپ خود دیکھ سکیں۔

شروع کرنے سے پہلے

• پرانی ایپ اپ ڈیٹ کریں اور یقینی بنائیں کہ آج کے اندراج اس میں ہیں۔
• اس کی دو کل رقمیں لکھ لیں: گاہکوں کے ذمے کتنا ہے اور آپ کے ذمے کتنا۔ امپورٹ کے بعد انہیں ملائیں گے۔
• منشی انسٹال کریں اور کاروبار بنائیں (یا امپورٹ کو نئے کاروبار میں ڈالنا چنیں)۔

پہلا راستہ: ڈیجی کھاتہ سے (پی ڈی ایف)

منشی ڈیجی کھاتہ کی پی ڈی ایف رپورٹس پڑھتا ہے۔ دو قسمیں چلتی ہیں:

• گاہکوں کی فہرست والی پی ڈی ایف: ہر گاہک اور اس کا بقایا۔ بیلنس لانے کا سب سے تیز طریقہ۔
• اسٹیٹمنٹ پی ڈی ایف: ہر اندراج تاریخ کے ساتھ، یعنی تاریخ بھی آ جاتی ہے۔

پی ڈی ایف فون پر محفوظ یا شیئر کریں، پھر منشی میں امپورٹ چن کر فائل منتخب کریں۔ منشی پوچھتا ہے کس کاروبار میں جائے، رپورٹ سے کاروبار کا نام بھر دیتا ہے، اور اردو نام بالکل ویسے رکھتا ہے جیسے لکھے ہیں۔

دوسرا راستہ: کسی بھی ایپ سے (ایکسل یا CSV)

اگر آپ کی موجودہ ایپ، بشمول ایزی کھاتہ یا آپ کی اپنی اسپریڈ شیٹ، گاہک ایکسل یا CSV میں نکال سکتی ہے تو منشی وہ فائل امپورٹ کرتا ہے: نام، فون اور بیلنس۔ کالموں کی ترتیب کے ساتھ قدم بہ قدم رہنمائی ایکسل یا CSV سے گاہک امپورٹ میں ہے۔

تیسرا راستہ: ایکسپورٹ موجود نہیں

کچھ ایپس ایکسپورٹ نہیں کرتیں۔ تب:

1. پرانی ایپ میں گاہکوں کی فہرست بیلنس کے حساب سے کھولیں۔
2. منشی میں ہر گاہک موجودہ بیلنس کو ابتدائی رقم بنا کر شامل کریں۔ پہلی سکرین ایک وقت میں تین لیتی ہے؛ بعد میں گاہک شامل کرنے کا بٹن استعمال کریں۔
3. سب سے زیادہ بقایا والوں سے شروع کریں۔ چھوٹے، صاف حساب والے اکاؤنٹ بعد میں یا چھوڑ بھی سکتے ہیں۔

تاریخ پرانی ایپ میں رہتی ہے۔ منشی آج کے بیلنس سے شروع ہوتا ہے، اور وصولی کے لیے یہی کافی ہے۔

پیش منظر دیکھیں، پھر کل رقم ملائیں

ہر امپورٹ پہلے پیش منظر دکھاتا ہے: نام، نمبر اور بیلنس۔ غائب نام، دوہرے نام، اور الٹے نشان دیکھیں (جو گاہک آپ کا مقروض ہے وہ ایسا دکھے جیسے آپ اس کے مقروض ہیں)۔ شامل کرنے کے بعد ہوم پر منشی کے آپ کو ملیں گے اور آپ کو دینے ہیں کو لکھی ہوئی رقموں سے ملائیں۔ اگر برابر ہیں تو منتقلی مکمل۔

کچھ غلط ہو تو واپس کریں اس امپورٹ کا سب کچھ ہٹا دیتا ہے اور آپ دوبارہ کر سکتے ہیں۔ کھاتے میں اور کچھ نہیں بدلتا۔

ایک ہفتہ دونوں چلائیں

نئے اندراج صرف منشی میں کریں، مگر پرانی ایپ ایک ہفتہ رکھیں تاکہ کوئی گاہک پرانا اندراج پوچھے تو دیکھ سکیں۔ ہفتے بعد پرانی ایپ سے آخری پی ڈی ایف نکال کر محفوظ رکھیں۔

ایک مثال

ڈیجی کھاتہ میں 140 گاہکوں والا ایک ہول سیلر منتقل ہونا چاہتا ہے۔ وہ ڈیجی کھاتہ سے گاہکوں کی فہرست والی پی ڈی ایف نکالتا ہے اور منشی کی امپورٹ میں شیئر کرتا ہے۔ منشی 140 نام بیلنس کے ساتھ دکھاتا ہے؛ ہجے کے فرق سے 3 نام دو بار ہیں، جو وہ امپورٹ کے بعد ٹھیک کرتا ہے۔ کل رقم ملاتا ہے: ڈیجی کھاتہ 18,42,000 روپے لینے ہیں دکھاتا ہے، منشی بھی یہی۔ اپنے 10 بڑے گاہکوں کی اسٹیٹمنٹ پی ڈی ایف بھی امپورٹ کرتا ہے تاکہ جھگڑے کی صورت میں پوری تاریخ ہو۔ ایک ہفتہ ڈیجی کھاتہ رکھتا ہے مگر نئے اندراج صرف منشی میں۔

عام مسائل اور حل

• الٹے نشان۔ اگر مقروض گاہک ایسے دکھیں جیسے آپ ان کے مقروض ہیں تو امپورٹ واپس کریں اور فائل کا بیلنس کالم دیکھ کر دوبارہ کریں۔
• فون نمبر غائب۔ امپورٹ کے بعد رابطوں سے ملانے کا فیچر استعمال کریں جو آپ کے فون میں انہی ناموں کے نمبر ڈھونڈتا ہے۔
• سپلائر گاہکوں میں ملے ہوئے۔ پیش منظر دیکھیں؛ سپلائر الگ امپورٹ یا ہاتھ سے شامل کیے جا سکتے ہیں۔
• پرانے صاف حساب والے گاہک۔ صفر بیلنس والے چھوڑ کر فہرست مختصر رکھ سکتے ہیں۔

منتقلی کے دن کی فہرست

1. پرانی ایپ کی دونوں کل رقمیں لکھیں۔
2. گاہکوں کی فہرست نکالیں (پی ڈی ایف، ایکسل یا CSV)۔
3. منشی میں امپورٹ کریں اور پیش منظر دیکھیں۔
4. کل رقم ملائیں؛ فرق ہو تو واپس کر کے دوبارہ۔
5. گوگل ڈرائیو بیک اپ آن کریں اور عملے کے فون پر سائن اِن کریں۔
6. پرانی ایپ ایک ہفتہ رکھیں، پھر آخری پی ڈی ایف محفوظ کریں۔

کب منتقل نہ ہوں

اگر آپ موجودہ ایپ کے اسٹاک، انوائس یا ایپ کے اندر ادائیگی پر انحصار کرتے ہیں تو منشی میں یہ نہیں ہیں۔ منتقلی ان دکانوں کے لیے ہے جنہیں بنیادی طور پر صاف، مفت ادھار کھاتہ، کیش بک، بینک اور اخراجات چاہییں۔

عملے کے فون پر اسی اکاؤنٹ سے سائن اِن کریں اور انہیں دو بٹن دکھائیں: آپ نے دیا اور آپ کو ملا۔ زیادہ تر عملہ ایک دن میں سیکھ لیتا ہے۔

منشی پاکستان میں DIGIT نے بنایا ہے۔ امپورٹ میں مسئلہ ہو تو ترتیبات → مدد → واٹس ایپ پر بات کریں۔