ادھار کا حساب کیسے رکھیں

ادھار کا حساب اس وقت سچ رہتا ہے جب ہر شخص کا اپنا کھاتہ ہو اور ہر روپیہ اُسی وقت لکھا جائے جس وقت وہ ہلتا ہے۔ ایپ اس عادت کی جگہ نہیں لیتی۔ منشی، جسے ڈیجٹ بناتا ہے، کھاتے، کیش بک، بینک اور اخراجات سنبھالتی ہے، اردو یا انگریزی میں، مگر اندراج آپ کو کاؤنٹر پر کرنا ہوتا ہے، اس سے پہلے کہ گاہک دکان سے نکل جائے۔ نیچے کے نام منشی کی اپنی اسکرینوں سے ملتے ہیں۔

آپ دراصل کیا رکھ رہے ہیں

ادھار کوئی دھندلا احسان نہیں۔ یہ تاریخ والی فہرست ہے۔ ہر سطر میں شخص، تاریخ، رقم اور سمت ہونی چاہیے: سامان گیا، یا رقم واپس آئی۔ بیلنس ان سطروں کا جمع ہے۔ اگر ادائیگی کی سطر غائب ہو تو آپ وہ رقم مانگیں گے جو آ چکی ہے، اور گاہک نراش ہوگا۔ اگر ادھار کی سطر غائب ہو تو آپ اپنی رقم بھول جائیں گے۔ حساب کتاب صرف یہ فہرست ہے، ایک جگہ، ایک ٹوٹل کے ساتھ جسے آپ ذہن میں نہ جوڑیں۔

تین باتیں الگ رکھیں، چاہے وہ ایک ایپ میں ہوں۔ کھاتہ لوگوں کا ہے: گاہک اور سپلائر۔ کیش بک آج کے دراز کے نوٹوں اور سکوں کی ہے۔ بینک اکاؤنٹ کی رقم ہے۔ کرایہ یا ڈلیوری کا خرچ ادھار نہیں۔ انہیں مکس کریں گے تو گاہک کا بیلنس اور دراز دونوں غلط دکھیں گے۔ منشی انہیں کھاتے، کیش بک، بینک اکاؤنٹ اور اخراجات میں رکھتی ہے۔ وہ اسٹاک، انوائس یا بارکوڈ نہیں سنبھالتی، اس لیے یہ کتاب واجب الادا رقم کی ہے، شیلف پر پیکٹوں کی گنتی کی نہیں۔

ایک بار سیٹ کریں

1. شروع کی صبح چنیں۔ مہینے کی پہلی تاریخ یاد رکھنا آسان ہے۔ اس صبح سے ایپ ہی کتاب ہے۔ پرانی کاپی جانچ کے لیے رہے، ہمیشہ دوسری کتاب نہ بنے جس میں آپ لکھتے رہیں۔
2. ہر شخص کا الگ کھاتہ۔ کھاتے کھولیں، کھاتہ شامل کریں دبائیں، اور گاہک یا سپلائر چنیں۔ نام ویسے لکھیں جیسے آپ پکارتے ہیں، اور وہ فون نمبر لکھیں جس پر واٹس ایپ کرتے ہیں۔ دو آدمی جن کا نام علی ہو، دو کھاتے ہیں۔ اگر دکان اور اس کا مالک دونوں ادھار لیں تو وہ بھی دو کھاتے۔
3. صرف ابتدائی بیلنس۔ تین سال کے چکاۓ بل دوبارہ نہ ٹائپ کریں۔ اگر علی پہلے سے 4,200 روپے دیتا ہے تو اس کا کھاتہ کھولیں اور آپ نے دیا پر 4,200 لکھیں، نوٹ میں «ابتدائی بیلنس»۔ اگر آپ سپلائر کو 8,000 روپے دیتے ہیں، کیونکہ مال آ چکا اور رقم نہیں گئی، تو سپلائر کے کھاتے پر آپ کو ملا میں 8,000 لکھیں۔ منشی بیلنس سادہ الفاظ میں دکھا دے گی۔
4. زبان۔ ترتیبات میں اردو یا انگریزی چنیں۔ اسٹیٹمنٹ اُس زبان میں بنتا ہے جس میں ایپ اس وقت ہو۔ اردو دائیں سے بائیں لکھی جاتی ہے، اسٹیٹمنٹ میں بھی۔
5. بیک اپ۔ ترتیبات، بیک اپ، گوگل ڈرائیو جوڑیں، پھر ابھی بیک اپ۔ فون پر بھی نقل رہتی ہے۔ اگر کریانہ اور دوسری دکان کے گاہک الگ ہوں تو ایک اکاؤنٹ پر پانچ کاروبار تک رکھے جا سکتے ہیں۔

کاؤنٹر والا اندراج

جب گاہک سامان لے جائے اور رقم نہ دے، اس کا کھاتہ کھولیں اور آپ نے دیا دبائیں۔ رقم لکھیں۔ نوٹ میں وہ بات لکھیں جو اگلے مہینے آپ سمجھ جائیں: «آٹا دو بوری» اس «ادھار» سے بہتر ہے جو کچھ نہیں بتاتا۔ محفوظ کریں، اس سے پہلے کہ وہ چلا جائے۔ جب وہ نقد دے، آپ کو ملا دبائیں، اتنی رقم جتنی آئی، پورا پرانا بیلنس نہیں، جب تک اس نے پورا نہ چکا دیا ہو۔ ادھوری ادائیگی بھی آپ کو ملا ہی ہے۔ بیلنس خود گھٹ جاتا ہے۔

سپلائر کی سطریں بھی یہی دو بٹن ہیں، آپ کی طرف سے پڑھیں۔ جو مال آ گیا اور ابھی ادا نہیں ہوا، وہ رقم ہے جو آپ نے دینی ہے۔ جو رقم آپ سپلائر کو دیتے ہیں، وہ اس حساب کو گھٹاتی ہے۔ اگر یقین نہ ہو کہ کون سا بٹن بیلنس کو صحیح سمت لے جاتا ہے تو اپنے نام پر دس روپے کا امتحان لکھیں اور اسکرین کے الفاظ دیکھیں۔ امتحان مٹا دیں۔

دکان بھری ہو تب بھی لکھیں۔ سگریٹ کے ڈبے پر لکھی بات، جو رات کو نقل کی جائے، وہی ایک گاہک کھو دیتی ہے جسے آپ بھول گئے۔ فون آف لائن ہو تب بھی لکھیں۔ منشی سطر فون میں رکھتی ہے اور کنکشن آتے ہی سنک کر دیتی ہے۔ سگنل کا انتظار ہی بیلنس گنوانے کا طریقہ ہے۔

نقد، بینک، اور وہ رقم جو ادھار نہیں

ہر شام دراز گنیں۔ کیش بک کھول کر ملائیں۔ نقد اندر وہ رقم ہے جو دراز میں آئی۔ نقد باہر وہ رقم ہے جو گاہک کے کھاتے کے سوا کسی وجہ سے نکلی، جیسے برف یا رکشہ۔ اگر گاہک نے 1,000 روپے دیے تو یہ اس کے کھاتے پر آپ کو ملا ہے۔ اگر آپ وہ 1,000 بینک میں ڈال دیں تو دراز گھٹے گا اور بینک بڑھے گا۔ یہ دو الگ ریکارڈ ہیں۔ انہیں ایک کر دینے سے رات کا ملاپ فیل ہوتا ہے۔

دکان کے پیسے اور گھر کے پیسوں کے درمیان لکیر ہونی چاہیے۔ اگر آپ 500 روپے گھر کے راشن کے لیے نکالیں تو اسے نقد باہر یا خرچ لکھیں، نوٹ کے ساتھ۔ نہیں لکھیں گے تو کل دراز کم لگے گا اور شک گاہک پر جائے گا۔ اخراجات کے سادہ خانے رکھیں: کرایہ، بجلی، اجرت۔ یہ دوسرا کھاتہ نہیں۔

ہفتے میں ایک بار ٹوٹل دیکھیں۔ وہ بیلنس ڈھونڈیں جو بڑھا اور اس پر بات نہیں ہوئی، اور وہ خرچ جو اچانک چڑھ گیا۔ ایک گاہک کا پی ڈی ایف اسٹیٹمنٹ زیادہ تر «میں دے چکا ہوں» والی بحث ختم کر دیتا ہے۔ اس مہینے اور پچھلے مہینے کی پی ڈی ایف مفت ہے۔ لمبی تاریخ یا ایکسل ایک مختصر اشتہار کے بعد کھلتے ہیں جسے آپ خود دیکھنا چنتے ہیں۔ اشتہار نہ ملے تو فائل پھر بھی بن جاتی ہے۔ گاہک اردو پڑھتا ہو تو اردو اسٹیٹمنٹ واٹس ایپ پر بھیجیں۔

لڑائی کے بغیر رقم مانگنا

ادھار دیتے وقت دن طے کریں، اور وہ دن نوٹ میں لکھ دیں۔ پھر یاد دہانی اچانک نہیں لگتی۔ منشی میں ہوم کی گھنٹی سے یاد دہانیاں کھولیں۔ جن سے رقم لینی ہے وہ یہاں ہوتے ہیں۔ شخص چنیں اور یاد دہانی بھیجیں۔ واٹس ایپ نام، آپ کی دکان اور رقم کے ساتھ کھل جاتی ہے۔ پڑھیں۔ لفظ بدلنا ہو تو بدل لیں۔ بھیجیں خود دبائیں۔ منشی پیغام خود نہیں بھیجتی، اور پیچھے سے ایس ایم ایس بھی نہیں چھوڑتی۔

اچھا پیغام چھوٹا ہوتا ہے۔ سلام، رقم، اور یہ کہ سہولت سے کب ممکن ہے۔ ایک ہی متن میں پرانی ساری تاخیریں نہ گنائیں۔ رقم پر اختلاف ہو تو لمبی بحث کی جگہ اسٹیٹمنٹ بھیجیں۔ ہفتے میں ایک وصولی کا چکر رکھیں، پرانے بیلنس سے شروع کریں، بجائے اس کے کہ جب گھبراہٹ ہو تب پیغام بھیج دیں۔

غلطیاں جو سچی کتاب کو جھوٹی دکھا دیتی ہیں

• پورے گھر کا ایک کھاتہ جب بھائی اور والد دونوں ادھار لیں۔ جس دن پتا چلے، الگ کر دیں۔
• پرانی سطر بدلنا بجائے ادائیگی شامل کرنے کے۔ تاریخ ہی ثبوت ہے۔ آپ کو ملا کی نئی سطر لکھیں۔
• پہلے ہی دن کاپی بند کر دینا اس سے پہلے کہ ٹوٹل ملیں۔ ایک ہفتہ دونوں چلائیں۔
• کھلا فون کسی اور کے ہاتھ میں۔ کھاتہ ہی کاروبار ہے۔ ایپ میں پن لگائیں، اور ایسے فون پر اکاؤنٹ سائن ان نہ چھوڑیں جس پر آپ کا بس نہ ہو۔ منشی میں الگ اسٹاف لاگ ان نہیں ہیں۔

ایک ہفتہ جو بیلنس میں رہے

پیر کو ہر ادھار کاؤنٹر پر لکھیں۔ منگل کو بھی یہی۔ بدھ کو جو یاد دہانیاں بنتی ہوں وہ بھیجیں، اور جو رقم آئے اسی گھڑی لکھیں۔ جمعرات کو ایک سپلائر کو ادا کریں اور اندراج کریں۔ جمعہ کو دراز گن لیں، بند کرنے سے پہلے، اگلی دوپہر نہیں۔ ہفتہ کو سب سے پرانے بیلنس والے گاہک کا اسٹیٹمنٹ نکالیں اور بھیجنے سے پہلے خود پڑھیں۔ اتوار کو دکان کھلے تو وہی بٹن۔ نقد، لوگوں کا کھاتہ اور بینک الگ رہیں۔

اکاؤنٹنگ کا کورس ضروری نہیں۔ وہی چند ٹیپ، ہر شام کی گنتی، اور ایک بیک اپ جو صرف اس ایک فون میں نہ ہو جو جیب میں ہے۔ یہی پورا طریقہ ہے۔ منشی اینڈرائیڈ اور آئی فون پر مفت ڈاؤن لوڈ ہوتی ہے، چند چھوٹے اشتہار سروروں کا خرچ دیتے ہیں، اور گاہک کے نام، نمبر اور رقوم اشتہار دینے والوں کے ساتھ شیئر نہیں ہوتے۔