ایزی پیسہ، جاز کیش اور بینک کی ادائیگی کھاتے میں کیسے لکھیں

ایزی پیسہ، جاز کیش یا بینک کی ادائیگی لکھنے کے لیے گاہک کھولیں، آپ کو ملا دبائیں، رقم لکھیں اور نوٹ میں لکھیں کہ کیسے ادا کیا، پھر وہی رقم بینک بک میں اپنے بینک یا والٹ کے نام کے اکاؤنٹ میں جمع کے طور پر لکھیں۔ منشی بینکوں یا والٹس سے جڑا نہیں، اس لیے یہ آپ خود لکھتے ہیں؛ انہیں درست رکھنے کی عادت یہ ہے کہ ہفتے میں ایک بار بینک بک کو اپنے اسٹیٹمنٹ سے ملا لیں۔

دو ریکارڈ، دو سوال

ایک ادائیگی ایک ہی وقت میں دو سوالوں کا جواب ہے، اور وہ مختلف کتابوں میں رہتے ہیں:

• کس نے ادا کیا، اور ان پر اب کیا باقی ہے؟ یہ گاہک کا کھاتہ ہے۔
• پیسہ اب کہاں ہے؟ یہ بینک بک کا اکاؤنٹ ہے (آپ کا بینک یا والٹ)۔

صرف پہلا لکھیں تو آپ کا بینک بیلنس غلط رہتا ہے۔ صرف دوسرا لکھیں تو گاہک کا بیلنس غلط۔ دونوں لکھیں۔

پہلا مرحلہ: گاہک کی ادائیگی لکھیں

1. گاہک کا کھاتہ کھولیں۔
2. آپ کو ملا دبائیں اور رقم لکھیں۔
3. نوٹ میں لکھیں کہ کیسے ادا کیا اور کوئی حوالہ، جیسے “ایزی پیسہ، حوالہ 12345” یا “بینک ٹرانسفر”۔

بیلنس کم ہو جاتا ہے۔ اگر گاہک کچھ والٹ سے اور کچھ نقد دے تو دو اندراج بنائیں، ہر ایک میں طریقہ لکھ کر۔

دوسرا مرحلہ: اپنے بینک یا والٹ کا اکاؤنٹ

بینک بک میں بینک اکاؤنٹ شامل کریں دبائیں۔ اسے ایسا نام دیں جو آپ پہچانیں: اپنے بینک کا نام، یا وہ والٹ جو آپ استعمال کرتے ہیں۔ چاہیں تو اکاؤنٹ ٹائٹل اور نمبر بھی لکھیں۔ آپ کئی اکاؤنٹ رکھ سکتے ہیں اور منشی آپ کا کل بینک بیلنس ایک نظر میں دکھاتا ہے۔

تیسرا مرحلہ: آنے اور جانے والی رقم

• جب گاہک کی ادائیگی آپ کے اکاؤنٹ میں پہنچے تو اس رقم کی جمع لکھیں۔
• جب آپ پیسے نکالیں یا وہاں سے سپلائر کو ادائیگی کریں تو نکلوائی لکھیں۔

اگر آپ دراز سے بینک میں پیسے منتقل کریں تو کیش بک کی طرف نکلوائی اور بینک بک میں جمع لکھیں، تاکہ کوئی بیلنس غلط نہ ہو۔ سپلائر کو والٹ یا بینک سے ادائیگی کی ہو تو اس کے کھاتے میں بھی آپ نے دیا لکھیں۔

چوتھا مرحلہ: ہر ہفتے ملائیں

ہفتے میں ایک بار اپنے بینک یا والٹ کا اسٹیٹمنٹ کھولیں اور بینک بک کے بیلنس سے ملائیں۔ فرق ہو تو کوئی چھوٹی ہوئی جمع، فیس یا بغیر لکھی نکلوائی ڈھونڈیں۔ چھوٹا ہی رہنے دیں تو آسان ہے۔ منشی کی بینک رپورٹس اور اسٹیٹمنٹ کسی بھی تاریخ کے لیے پی ڈی ایف یا ایکسل میں شیئر ہو سکتے ہیں۔

عام غلطیاں

• والٹ کی ادائیگی کو نقد گننا۔ وہ دراز میں نہیں گئی۔ اسے بینک بک میں لکھیں۔
• فیس بھول جانا۔ ٹرانسفر فیس ایک خرچ ہے۔ لکھیں تاکہ بیلنس ملے۔
• طریقے کا نوٹ نہ لکھنا۔ ایک مختصر نوٹ مہینوں بعد “کیسے ادا کیا تھا؟” کا جواب دیتا ہے۔
• ذاتی اور کاروباری والٹ ملانا۔ الگ اکاؤنٹ رکھیں، یا ذاتی رقم کو ذاتی کھاتے میں رکھیں۔

چار عام صورتیں، مرحلہ وار

۱۔ گاہک ایزی پیسہ سے اپنا ادھار ادا کرتا ہے۔ گاہک کھولیں، آپ کو ملا دبائیں، رقم لکھیں اور نوٹ میں “ایزی پیسہ” اور حوالہ لکھیں۔ پھر اسی رقم کی جمع اس بینک بک اکاؤنٹ میں لکھیں جو آپ اس والٹ کے لیے رکھتے ہیں۔ دو ریکارڈ، ایک ادائیگی۔

۲۔ گاہک سامان کی پوری قیمت اسی وقت بینک ٹرانسفر سے دیتا ہے۔ ادھار نہیں ہے، اس لیے اس کے کھاتے میں کچھ لکھنے کی ضرورت نہیں۔ رقم کو اس بینک بک اکاؤنٹ میں جمع کے طور پر لکھیں جس میں وہ آئی، اور نوٹ میں فروخت کا ذکر کریں۔

۳۔ آپ اپنے والٹ سے سپلائر کو ادائیگی کرتے ہیں۔ سپلائر کا کھاتہ کھولیں اور رقم کے لیے آپ نے دیا دبائیں، نوٹ میں طریقہ لکھیں۔ پھر اس والٹ کے بینک بک اکاؤنٹ میں نکلوائی لکھیں تاکہ اس کا بیلنس درست رہے۔

۴۔ آپ دراز سے نقد بینک میں جمع کراتے ہیں۔ کیش بک میں نقد ادائیگی لکھیں اور بینک بک میں جمع۔ اگر ایک طرف بھول جائیں تو کوئی ایک بیلنس غلط ہو گا، اور ہفتہ وار ملانے سے پکڑا جائے گا۔

ہفتہ وار ملان کو سمجھنا

ہفتے میں ایک بار ہر بینک بک اکاؤنٹ کو اس کے اسٹیٹمنٹ سے ملائیں۔ اگر آپ کی بینک بک اسٹیٹمنٹ سے زیادہ ہے تو آپ نے ایسی جمع لکھی ہے جو ابھی پہنچی نہیں، یا کوئی نکلوائی یا فیس بھول گئے ہیں۔ اگر کم ہے تو ایک جمع آ گئی ہے جو آپ نے نہیں لکھی۔ فرق کو تاریخ کے حساب سے دیکھیں، اس آخری تاریخ سے جب دونوں برابر تھے۔ زیادہ تر فرق ٹرانسفر فیس، دو بار لکھی گئی ادائیگی، یا گاہک کی وہ ادائیگی نکلتے ہیں جو مصروفیت میں والٹ میں آئی۔

ملان آسان بنانے والے نوٹ

• حوالہ نمبر۔ نوٹ میں ٹرانزیکشن آئی ڈی ہو تو اسٹیٹمنٹ میں مطابقت والی سطر سیکنڈوں میں مل جاتی ہے۔
• بھیجنے والے کا نام، اگر وہ گاہک سے مختلف ہو، جیسے کوئی رشتہ دار ان کی طرف سے ادا کرے۔
• مقصد، جیسے “آرڈر 114 کا باقی” یا “راشن، ستمبر”۔

فیس اور حدیں

والٹ اور بینک ٹرانسفر پر چھوٹی فیس لگ سکتی ہے، اور والٹس کی اکثر روزانہ یا ماہانہ حدیں ہوتی ہیں۔ فیس کو خرچ کے طور پر لکھیں تاکہ آپ کا بینک بیلنس حقیقت سے ملے؛ روزانہ نظرانداز ہونے والی 25 روپے کی فیس مہینے کے آخر میں نظر آنے والا فرق بن جاتی ہے۔ منشی بینکوں یا والٹس سے جڑا نہیں، اس لیے فیس کا اسے تب ہی پتا چلتا ہے جب آپ بتائیں۔

ذاتی اور کاروباری والٹ الگ رکھنا

بہت سے لوگ ہر چیز کے لیے ایک ہی والٹ استعمال کرتے ہیں۔ اگر آپ احتیاط سے ریکارڈ رکھیں تو یہ چل سکتا ہے، مگر آپ کی کتابیں دھندلی ہو جاتی ہیں۔ ممکن ہو تو کاروبار کے لیے الگ اکاؤنٹ رکھیں۔ نہ ہو سکے تو ذاتی نقل و حرکت کو الگ زمرے میں لکھیں، یا ذاتی قرض کو ذاتی کھاتے میں رکھیں تاکہ منافع اور رپورٹس بگڑیں نہیں۔

اعتماد، رسیدیں اور اختلاف

ڈیجیٹل ادائیگیاں نشان چھوڑتی ہیں، جو مفید ہے۔ اگر گاہک کہے کہ اس نے ادا کر دیا اور آپ کو نظر نہ آئے تو آپ کے یا ان کے نوٹ میں ٹرانزیکشن آئی ڈی اسے حل کر دیتی ہے۔ اگر آپ نے کوئی ادائیگی لکھی جو بعد میں واپس ہو گئی تو اسے خاموشی سے حذف کرنے کی بجائے نوٹ اور ایسا اندراج لکھیں جو اسے الٹ دے۔ جب گاہک ریکارڈ مانگے تو اس کے صفحے سے تاریخ والا اسٹیٹمنٹ شیئر کریں۔ اردو میں اسٹیٹمنٹ بنانا اس کا طریقہ بتاتا ہے۔